I. Câu chuyện thực tế
Hàng tháng, bộ phận HR sẽ gửi cho Giám đốc nhân sự, Giám đốc vận hành để ký vào một số lượng lớn Hợp đồng lao động.
Nếu phát sinh vài trăm hợp đồng hàng tháng thì Giám đốc sẽ phải lặp lại thao tác ký số bằng chừng đó lần.
=> Điều này khiến việc ký tá trở nên:
- Mất thời gian, trong khi nội dung các hợp đồng này tương tự nhau.
- Khó tìm kiếm, quản lý các tài liệu cùng loại nếu muốn ký.
II. Giải pháp
Để giải quyết câu chuyện thực tế kể trên, ứng dụng AMIS WeSign đã phát triển tính năng Ký theo lô, giúp khách hàng ký số tài liệu trở nên dễ dàng, nhanh chóng.
HR sẽ tạo lô tài liệu và gửi cho Giám đốc. Chỉ với một lần ký, người ký đã hoàn thành việc ký lên tất cả tài liệu có trong lô.
III. Hướng dẫn chi tiết
1. Nhân viên HR, hành chính (người gửi) tạo lô tài liệu
- Nhân viên HR hoặc HCTH sẽ tiến hành tạo lô tài liệu để gửi cho Giám đốc.
- Các bước thực hiện để tạo lô tài liệu, vui lòng theo dõi tại đây
2. Giám đốc (người ký) thực hiện ký lô tài liệu
- Đăng nhập vào ứng dụng AMIS WeSign
- Chọn tab Quản lý tài liệu
Ứng dụng hiển thị tất cả danh sách tài liệu liên quan. Khi đó, anh/chị thực hiện:
- (1) Nhấn chọn mục Cần xử lý
- (2) Nhấn Xem để vào chi tiết các tài liệu.
Màn hình hiển thị các tài liệu có trong lô
- Nhấn nút Ký tất cả để thực chọn tất cả các tài liệu cần ký
Với việc nhấn Ký tất cả, sẽ giúp người dùng lấy lên các tài liệu cần ký một cách nhanh nhất mà không cần tích chọn.
Giảm số thao tác thực hiện khi không cần phải tích chọn từng vào từng tài liệu
Ngay lập tức, ứng dụng xuất hiện màn hình ký tất cả tài liệu
- Kiểm tra lại nội dung, vị trí ký các tài liệu (nếu cần)
- (5) Nhấn Ký để thực hiện ký tất cả tài liệu
Ứng dụng sẽ tự động lấy lên chữ ký của anh/chị:
- (6) Lựa chọn loại chữ ký cần dùng (Chữ ký số, chữ ký điện tử)
- (7) Nhấn Ký để thực hiện ký lên các tài liệu
Lưu ý: Trong trường hợp ký số, anh/chị phải tiến hành xác nhận bằng thiết bị xác thực ký tương ứng.
Ngay lập tức, các tài liệu sẽ được ký hàng loạt.
Như vậy, anh/chị đã thực hiện ký lô thành công.
