Tôi gửi tài liệu

1. Mục đích

Người dùng có vai trò là người gửi tài liệu, thực hiện thiết lập một luồng ký để gửi tài liệu cho các bên thực hiện ký vào tài liệu.

2. Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Tải tài liệu

  • Anh/chị đăng nhập vào AMIS Wesign.
  • Tại màn hình tổng quan của chương trình, anh/chị nhấn Bắt đầu để tiến hành tải tài liệu lên.
  • Anh/chị lựa chọn file tài liệu từ máy tính của mình để tải lên chương trình.
  • Sau khi tài lên thành công, anh/chị nhấn Tiếp theo

Bước 2: Khai báo người ký

Tại đây, anh/chị thực hiện khai báo thông tin người ký cho tài liệu.

  • Nhập thông tin một hoặc nhiều người ký bao gồm: Email, Họ và tên. Lựa chọn vai trò: Người ký
  • Anh/chị cũng có thể thiết lập Mật khẩu mở tài liệu trong trường hợp tài liệu này là tài liệu cần đảm bảo tính bảo mật.
  • Ngoài ra, anh/chị có thể nhập thêm thông tin người nhận bản sao (nếu anh/chị cần chuyển cho bộ phận lưu trữ)

Lưu ý:

Sau khi khai báo người nhận, anh/chị có thể tích chọn vào ô “Thiết lập theo thứ tự”.
Khi thiết lập ký theo thứ tự, tài liệu sẽ được thuyên chuyển đến người ký theo thứ tự đã được thiết lập. Người thứ nhất nhận tài liệu và ký. Khi đó, tài liệu mới được chuyển đến người thứ 2 để tiếp tục ký.

  • Sau khi thiết lập xong, nhấn Tiếp tục để chuyển bước thực hiện

Bước 3: Thiết lập vị trí ký

Với từng đối tượng người ký, chương trình sẽ tự động thiết lập màu sắc để phân biệt vị trí, chữ ký của từng người ký.

Để thiết lập vị trí ký, anh/chị thực hiện như sau:

  • Anh/chị kéo thả loại chữ ký (ký điện tử, ký số, ký nháy) của từng đối tượng người ký vào một vị trí cụ thể trên tài liệu.
  • Sau khi thiết lập xong, nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện.

Bước 4: Thiết lập gửi email

Sau khi đã thiết lập vị trí ký thành công, anh/chị sẽ thực hiện thiết lập gửi email trước khi tài liệu được gửi đến cho người ký:

  • Nhập Tiêu đề và Nội dung email yêu cầu ký.
  • Nhập nội dung để gửi tin nhắn riêng cho người ký (nếu có)

Kiểm tra lại các đối tượng người ký, xem mail đã chính xác chưa, nếu sai thì sửa lại

  • Hoàn tất việc thiết lập, anh/chị nhấn Gửi để thực hiện gửi tài liệu cho người ký.

Cuối cùng, hệ thống yêu cầu kiểm tra lại số lượng, vị trí ký đã thêm cho mỗi người nhận.

  • Nếu đúng => Nhấn Xác nhận và gửi
  • Nếu Sai => Nhấn Hủy để thực hiện chỉnh sửa

Sau khi xác nhận và gửi thì tài liệu sẽ được gửi cho các bên để ký.

Anh/chị thực hiện theo dõi trên danh sách “Tài liệu chờ người khác ký” và nhắc nhở người ký thực hiện.

Cập nhật 04/11/2021

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan